Wenn Unternehmen heute langfristig konkurrenzfähig bleiben möchten, müssen sie ihre Prozesse und Abläufe digitalisieren. Das bestreitet heute kaum mehr jemand, denn eine gekonnte Digitalisierung bedeutet schnellere Abläufe, mehr Effizienz, einfachere Kommunikation und nicht zuletzt oft auch Kosteneinsparungen – alles unerlässliche Vorteile in der heutigen Zeit, wo der Ausspruch «Zeit ist Geld» zutreffender ist als jemals zuvor.

Digitale Transformationsprojekte bringen trotz guter Planung und klarer Ziele bei der Umsetzung häufig unerwartete Herausforderungen mit sich. Wie lassen sich diese meistern bzw. am besten ganz vermeiden?

Es gibt drei Hauptvoraussetzungen für das gute Gelingen von Transformationsprojekten:

• Change beginnt ganz oben: Das Management muss geschlossen hinter der Transformation stehen, sie vorleben und vor der Umsetzung ausreichend kommunizieren.
• Die Mitarbeitenden müssen vom Management von Anfang an auf die digitale Reise mitgenommen, miteinbezogen und vorab über die effektiv geplanten Veränderungen so gut informiert werden, dass sie den Nutzen der Neuerungen verstehen und diese auch begrüssen.
• Die Transformation muss gut geplant, intern kommuniziert und professionell umgesetzt werden.

Motivation ist nicht das Problem

Vielfach sind sich sowohl das Management als auch die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen durchaus bewusst, dass interne und externe Prozesse digitalisiert werden sollten, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, denn häufig bewegen sich die Mitarbeitenden am Limit ihrer Leistungskapazität. Im Prinzip möchten sie Veränderungen vorantreiben und wären auch motiviert dazu. Sie haben aber schlicht nicht die notwendigen Ressourcen, um sich eingehend mit dem Thema zu beschäftigen. Es kommt natürlich vor, dass nicht alle Mitglieder des Managements Notwendigkeit und Nutzen eines Digitalisierungsprojekts erkennen und erst noch überzeugt werden müssen.

Entscheiden sich die Unternehmen in einer solchen Situation dafür, ein Transformationsprojekt in Angriff zu nehmen, führt der Weg an externer Unterstützung häufig nicht vorbei.

Digitalisierung mithilfe von externem Know-how

Mit unserer grossen Erfahrung im Management von Transformationsprojekten können wir optimale Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten bieten. Dabei erhalten unsere Kunden sämtliche IT-Dienstleistungen aus einer Hand und kommunizieren mit einem zentralen Ansprechpartner: 

• Kommunikation: Wir vermitteln den Verantwortlichen den konkreten Nutzen des Projektes klar und nachvollziehbar und erklären den Mitarbeitenden die Hintergründe verständlich, damit alle Beteiligten von den geplanten Veränderungen gleichermassen überzeugt sind. Entscheidend ist, dass das Projektziel klar wird. Die Mitarbeitenden sollen nicht ersetzt, sondern entlastet werden und mehr Zeit für ihre Kernkompetenzen erhalten.
• Am Anfang eines jeden Projekts analysieren wir die Abläufe des Unternehmens im Detail, um das vorhandene Digitalisierungspotenzial zu eruieren und die Unternehmensprozesse genau zu verstehen. Entscheidend ist, dass wir die Kosten aller potenziell einzuführenden Änderungen inklusive Folgekosten und -aufwand konkret einschätzen können. So ist es uns möglich, die kosteneffizientesten Lösungen vorzuschlagen und die Budgetvorgaben zu berücksichtigen.
• Danach prüfen wir, wie die im Unternehmen bereits vorhandenen Plattformen und Systeme am besten mit den neuen Anwendungen zu verknüpfen. Dabei lassen sich Lösungen, die «on premise» betrieben werden, genauso kombinieren wie Lösungen in der Cloud.
• Passend zur geplanten Lösung gestalten wir die notwendigen Web- und Enterprise-Applikationen über unsere Entwicklerplattform OutSystems – schlank und genau auf den individuellen Bedarf des Unternehmens abgestimmt. 

• Für die Einführung und Umsetzung bereiten wir für die Mitarbeitenden leicht verständliche Erklärungen vor, die den Nutzen der Neuerungen von Anfang an vermitteln.
• In einigen Unternehmen hat es sich bewährt, die Veränderungen vor dem unternehmensweiten Roll-out mit einer ausgewählten Pilotgruppe zu testen. Die Teilnehmenden der Pilotgruppe werden fast immer auch zu Botschafterinnen und Botschaftern, die den Nutzen des Digitalisierungsprojektes glaubwürdig und authentisch vermitteln und intern Werbung dafür machen.
• Personelle Engpässe während des Digitalisierungsprojektes fangen wir auf und bereiten die Fachkräfte optimal auf die neu eingeführten Systeme und Softwares vor. So bleibt der zusätzliche, mit der Umstellung verbundene, Aufwand überschaubar.

Auf diese Weise bereiten wir Digitalisierungsprojekte von A – Z vor. Wir begleiten und beraten unsere Kunden auch nach der Transformation weiter, um sicherzustellen, dass alle Prozesse laufen wie geplant und gewünscht. Projekte sind für uns erst dann abgeschlossen, wenn unsere Kunden komplett mit ihrer Umsetzung und dem Resultat zufrieden sind.  

Planen Sie schon lange, Ihre Prozesse sinnvoll zu digitalisieren, verfügen aber intern nicht über die notwendigen Ressourcen für die Planung und Umsetzung? Dann übernehmen wir für Sie gerne das gesamte Digitalisierungsprojekt. Kontaktieren Sie unseren Experten für OutSystems, Stefan Heer, und besprechen Sie Ihre Pläne mit ihm.