BIAL-Portela & Ca. S.A. es una empresa farmacéutica líder con sede en Portugal y una larga historia que se remonta a su fundación en 1924. BIAL está especializada en la investigación, desarrollo y producción de productos farmacéuticos, especialmente para trastornos neurológicos y psiquiátricos. BIAL es conocida por su medicamento pionero Zebinix (acetato de eslicarbazepina), autorizado en varios países para el tratamiento de la epilepsia.
Desafío
El objetivo: optimizar la gestión de los contratos
Mejorar la comunicación
Como empresa farmacéutica comprometida con la innovación y con múltiples oficinas en todo el mundo, BIAL se enfrenta a la complejidad de las relaciones entre diversas partes interesadas internas y terceros. La necesidad de una plataforma central para agilizar la comunicación y optimizar la colaboración se hizo patente a medida que aumentaba el número de contratistas.
Gestión del ciclo de vida del contrato
Como los contratos pasan por varias fases, es crucial una gestión eficaz desde la solicitud hasta el vencimiento. BIAL buscaba una solución que ofreciera una visión sencilla pero completa de todo el ciclo de vida de los contratos, garantizando al mismo tiempo altos niveles de calidad, conformidad y seguridad.
Creciente volumen de contratos
El crecimiento de BIAL provocó un fuerte aumento del número de contratos y de su complejidad. La gestión de estos contratos resultó ser muy laboriosa, lo que mermó cada vez más la eficacia operativa.
Asesoramiento
El camino: análisis detallado de las necesidades y objetivos claros
Análisis de necesidades y objetivos
Datalynx llevó a cabo un exhaustivo análisis de las necesidades para comprender plenamente los retos específicos de la gestión de contratos de BIAL. Se establecieron objetivos claros, como mejorar la transparencia de los contratos, reducir los procesos manuales, garantizar el cumplimiento y mejorar la eficiencia general.
Registro detallado de los requisitos
Los requisitos se registraron y perfeccionaron en detalle en estrecha colaboración con las partes implicadas. Se identificaron funciones clave como la creación de contratos, los flujos de trabajo de autorización, las firmas electrónicas, el almacenamiento de documentos y las funciones de elaboración de informes y análisis, y se incluyeron en la definición del objetivo general.
Solución
Desarrollo preciso con integración perfecta y mejora continua
Desarrollo
Utilizando las capacidades de desarrollo de bajo código de OutSystems, la plataforma de gestión de contratos de Datalynx se adaptó específicamente a los requisitos previamente identificados y definidos de BIAL. Todos los flujos de trabajo e interfaces de usuario necesarios se desarrollaron en línea con los procesos contractuales de la empresa.
Integración
Se aseguró una integración perfecta con los sistemas existentes, como ERP, Adobe y Office 365, así como con las herramientas de gestión de documentos, garantizando tanto la coherencia de los datos como su accesibilidad.
Garantía de calidad
Se llevaron a cabo pruebas rigurosas para identificar y corregir cualquier error o problema antes del lanzamiento. La revisión garantizó que la plataforma cumplía con precisión los requisitos de BIAL y además era fácil de usar.
Introducción completa
La plataforma se introdujo en toda la empresa y se dio acceso directo a todos los empleados pertinentes. Gracias a la supervisión continua, Datalynx pudo garantizar un rendimiento óptimo del sistema y resolver cualquier problema de inmediato.
Mantenimiento y asistencia
Se ha creado un equipo de asistencia especializado para ayudar a los usuarios y resolver problemas técnicos. Se planificaron y llevaron a cabo actualizaciones y mejoras periódicas basadas en los comentarios de los usuarios y en la evolución de las necesidades de la empresa.
Mejora continua
Los usuarios evaluaron continuamente la eficiencia y utilización de la plataforma de gestión de contratos. Se obtuvieron comentarios de los usuarios y grupos de interés para identificar áreas y potencial de mejora.
Éxito
Introducción completa de una plataforma eficaz para todo el proceso de gestión de contratos
Con este enfoque global, BIAL pudo implantar con éxito una plataforma de gestión de contratos sólida y fácil de usar en un plazo muy breve con la ayuda de Datalynx y OutSystems. El resultado fue unos procesos contractuales más eficientes, un mejor cumplimiento y, no menos importante, una mayor eficiencia y transparencia en la gestión de contratos en toda la organización.
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Adriano Oliveira
Country Manager Portugal
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