BIAL-Portela & Ca. S.A. é uma empresa farmacêutica líder em Portugal, com uma longa história que remonta à sua fundação em 1924. BIAL é uma empresa especializada na investigação, desenvolvimento e produção de produtos farmacêuticos, nomeadamente para doenças neurológicas e psiquiátricas. BIAL é conhecida pelo seu medicamento pioneiro Zebinix (acetato de eslicarbazepina), autorizado em vários países para o tratamento da epilepsia.
Desafio
O objetivo: otimização da gestão dos contratos
Melhorar a comunicação
Sendo uma empresa farmacêutica empenhada na inovação e com vários escritórios espalhados pelo mundo, BIAL vê-se confrontada com a complexidade das relações entre os vários stakeholders internos e terceiros. A necessidade de uma plataforma central para agilizar a comunicação e otimizar a colaboração tornou-se clara à medida que o número de contratantes aumentava.
Gestão do ciclo de vida dos contratos
Como os contratos passam por várias fases, é crucial uma gestão eficaz desde a candidatura até à expiração. A BIAL estava à procura de uma solução que proporcionasse uma visão simples mas abrangente de todo o ciclo de vida dos contratos, garantindo simultaneamente elevados padrões de qualidade, conformidade e segurança.
Volume crescente de contratos
O crescimento de BIAL levou a um aumento acentuado do número de contratos e da sua complexidade. A gestão destes contratos revelou-se muito morosa, o que prejudicou cada vez mais a eficiência operacional.
Aconselhamento
O caminho: Análise detalhada das necessidades e objectivos claros
Análise das necessidades e objectivos
A Datalynx efectuou uma análise exaustiva das necessidades para compreender plenamente os desafios específicos da BIAL em matéria de gestão de contratos. Foram definidos objectivos claros, incluindo a melhoria da transparência dos contratos, a redução dos processos manuais, a garantia da conformidade e a melhoria da eficiência global.
Registo pormenorizado das necessidades
Os requisitos foram registados e aperfeiçoados em pormenor em estreita colaboração com as partes envolvidas. Funções-chave como a criação de contratos, fluxos de trabalho de autorização, assinaturas electrónicas, armazenamento de documentos, relatórios e funções de análise foram identificadas e incluídas na definição do objetivo global.
Solução
Desenvolvimento preciso com integração perfeita e melhoria contínua
Desenvolvimento
Utilizando as capacidades de desenvolvimento low-code da OutSystems, a plataforma de gestão de contratos da Datalynx foi especificamente adaptada aos requisitos previamente identificados e definidos pela BIAL. Todos os workflows e interfaces de utilizador necessários foram desenvolvidos de acordo com os processos contratuais da empresa.
Integração
Foi assegurada uma integração perfeita com sistemas existentes, como ERP, Adobe e Office 365, bem como com ferramentas de gestão de documentos, garantindo a consistência e a acessibilidade dos dados.
Garantia de qualidade
Foram efectuados testes rigorosos para identificar e corrigir quaisquer erros ou problemas antes do lançamento. A revisão assegurou que a plataforma cumpria com precisão os requisitos da BIAL e era também de fácil utilização.
Introdução abrangente
A plataforma foi introduzida em toda a empresa e todos os funcionários relevantes passaram a ter acesso direto. Graças à monitorização contínua, a Datalynx pôde assegurar um desempenho ótimo do sistema e resolver imediatamente quaisquer problemas.
Manutenção e apoio
Foi criada uma equipa de apoio dedicada para ajudar os utilizadores e resolver problemas técnicos. Foram planeadas e realizadas actualizações e melhorias regulares com base no feedback dos utilizadores e na evolução das necessidades da empresa.
Melhoria contínua
A eficiência e a utilização da plataforma de gestão de contratos foram continuamente avaliadas pelos utilizadores. Foram obtidas reacções dos utilizadores e dos grupos de interesse, a fim de identificar áreas e potenciais melhorias e aperfeiçoamentos.
Sucesso
Introdução abrangente de uma plataforma eficiente para todo o processo de gestão de contratos
Com esta abordagem abrangente, a BIAL conseguiu implementar com sucesso uma plataforma de gestão de contratos robusta e de fácil utilização num período de tempo muito curto, com a ajuda da Datalynx e da OutSystems. O resultado foram processos contratuais mais eficientes, melhor conformidade e, não menos importante, maior eficiência e transparência na gestão de contratos em toda a organização.
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Adriano Oliveira
Gestor nacional em Portugal
Tel. +351 916 513 727
adriano.oliveira@datalynx.pt
